НОВОСТИ

15 декабря 2018
14 декабря 2018

Электронный документооборот - экономия и безопасность документов

10:15 9 октября 2017 Распечатать

Совсем недавно электронный документооборот казался чем-то за гранью фантастики. А сегодня их используют все частные и государственные предприятия. И с каждым годом популярность электронного документооборота растет.

Можно выделить положительные качества электронного E-DOC документооборота.

Экономит время. Подчиненные будут меньше времени проводить за поиском документов в бумажном виде. В центральной базе данных будут собираться резервные копии документов. Это означает, что документы просто будет невозможно потерять.

Рациональное применение пространства и техники. Огромные помещения могут быть освобождены от огромного количества бумаг. Все файлы могут быть безопасно удалены по истечении их срока действия.

Повышение работы предприятия. Руководители могут отследить на каком этапе согласования сейчас находится документ. Также можно видеть автора документа, кто может его просмотреть, а кто отредактировать.

Гибкость по отношению к физическому местонахождению сотрудников. За счет электронного доступа к документам сотрудники имеют возможность работать с ними даже у себя дома. А документы быстро пересылаются из одного офиса в другой.

Полная безопасность информации и документов. Благодаря базе данных делаются копии документов и поэтому снижается риск потери того или иного документа. Чтобы найти необходимый документ понадобится меньше минуты, даже если он был куда-то перенесен.

Не нужно тратить время на распечатку и материальные средства на пересылку документов. Теперь чтобы отправить документ из одного офиса в другой не нужно долго ждать, все делается одним нажатием.

Уровень удовлетворения от работы повышается. Сотрудники при таком подходе получают гораздо больше удовлетворенности от проделанной работы. Больше не будет никаких скучных задач, а появляется возможность сделать какую-либо другую работу. А директора могут смотреть за работой подчиненных. И при этом будут экономится деньги.

Для чего нужен электронный документооборот:

Сделать рациональное управление документов, при котором возможно отслеживать работу всей компании.

Проверка контроля качества по всем международным стандартам.

Вся история работы над документом будет сохраняться. И вся работа предприятия предоставляется в отчетной форме.

Как правильно подобрать систему электронного документооборота

Требования к хранению документов. Иерархическое хранение используется очень часто. Оно подразумевает, что самая важная информация и часто используемая будет храниться на более дорогих источниках, а информация, используемая редко на более дешевых.

Нужно обращать внимание и на организованную структуру мероприятия.

Новости Статьи Интервью Фото Видео Редакция Реклама