Как работать с дебиторской задолженностью - эффективные методы

Большинство компаний, работающих в сфере предпринимательства, сталкиваются хотя бы иногда с дебиторской задолженностью. Им помогут советы по работе с дебиторами.

Причины возникновения дебиторки

Дебиторской задолженностью считают долги физических и юридических лиц перед компанией. Возникают они, когда должники вовремя не платят за поставленные товары и услуги. Чаще других с дебиторской задолженностью сталкиваются фирмы, работающие на условиях постоплаты и отсроченных платежей.

Возможные причины появления дебиторской задолженности:

• Внесение предоплаты. Если компания заплатила аванс, по отношению к ней у поставщика возникает задолженность до того момента, пока товар или услуга не будут поставлены.

• Переплата. Если фирма переплатила за товары, услуги, работу, налоги и сборы, по отношению к ней у получателя появляется задолженность.

• Неустойка. Когда компания сталкивается с нарушением условий договора, у контрагента может возникнуть обязанность по уплате штрафа, пеней. Они являются дебиторской задолженностью перед компанией, пока не будут полностью погашены.

• Постоплата. Если условиями договора предусмотрена постоплата, дебиторская задолженность существует, пока получатель товаров или услуг не расплатится за них.

• Отсроченный платеж. Если поставщик дает возможность получателю воспользоваться отсроченным платежом, задолженность существует, пока не будет оплачен полученный товар или услуга.

Дебиторскую задолженность принято делить на краткосрочную и долгосрочную. В первом случае это платежи, которые должны быть получены в течение 12 месяцев с отчетной даты. Во втором – платежи, которые предположительно выплатят через 12 месяцев.

По возможности взыскания дебиторку делят на текущую, сомнительную, безнадежную.

Как подготовиться к работе с дебиторской задолженностью?

Работу с дебиторской задолженностью лучше начинать с мероприятий по ее предотвращению. Конечно, если компания работает на условиях постоплаты и с отсроченными платежами, совсем избежать долгов не получится, но можно свести к минимуму негативные последствия.

Необходимые мероприятия:

• Получение информации о контрагенте. Важно выяснить, нет ли у него длительных долгов перед другими компаниями. Если имеются, стоит воздержаться от заключения сделки с ним.

• Требование предоплаты. Нужно просить хотя бы частичную предоплату особенно, если нет опыта ведения дел с данным контрагентом.

• Установление максимально возможного размера задолженности. Он не может превышать сумму, которую компания может позволить себе потерять без ущерба для основной деятельности.

• Страхование предпринимательских и финансовых рисков.

• Внесение в договор с контрагентом условий о выплате неустойки и уменьшении срока претензионного урегулирования.

• Осуществление расчетов через аккредитив. Вариант подходит для крупных дорогостоящих сделок между юрлицами.

Способы работы - 9 шагов

Если дебиторская задолженность возникла, необходимо работать с ней планомерно. А для этого подобрать методы контроля, подходящие конкретной компании, т.к. универсальных способов для всех фирм без исключения не существует.

1) В первую очередь нужно собрать данные обо всех задолженностях и сгруппировать их по категориям: сумма, сроки, категории должников. Стоит разбить задолженность по категориям, чтобы знать, с какой из них имеет смысл работать интенсивно, а на какую не тратить ресурсы:

• Будущая – срок внесения платежей еще не подошел.

• Текущая – должник должен погасить долг в текущем периоде.

• Просроченная – платежи по договору не внесены в срок.

• Проблемная – платежи просрочены, взыскание по ним осложнено.

• Безнадежная – срок взыскания давно закончен, получить долг почти невозможно законными способами.

2) Далее стоит проанализировать общий размер дебиторки, соотнести с финансовыми возможностями компании. Если максимально возможная сумма долга превышена, желательно отказаться от работы по отсроченным платежам и от постоплаты.

3) Если у фирмы много дебиторских задолженностей, назначают ответственных лиц по работе с ними. Если это будущая или текущая задолженность, с ней могут работать менеджеры. Проблемные долги поручают юристам. Безнадежные лучше списать с помощью бухгалтера.

Не во всех компаниях налажена четкая работа с дебиторкой. Большинству для этого не хватает средств и кадров. Таким фирмам предотвращение и возврат задолженности лучше доверить сторонней юридической структуре. Профильные юристы помогают на всех этапах. Они составляют договоры с контрагентами и претензии о возврате. Занимаются судебным представительством кредитора. Лучше обращаться за юридической помощью заранее и не ждать, пока задолженность перейдет в категорию безнадежной. - комментируют специалисты из ЮАП pravo.legal.

Можно разработать систему поощрения и уведомить о ней сотрудников. Например, платить премии за своевременное взыскание и т.д.

4) Руководству нужно разработать внутренние правила по работе с дебиторкой и зафиксировать их в должностных инструкциях. Тогда каждый ответственный сотрудник будет знать, как конкретно ему поступать при возникновении долгов. Например, указать в инструкции, что менеджеры с определенной периодичностью должны напоминать должникам о сроках оплаты.

5) Ответственным сотрудникам нужно наладить контакт с должниками и стараться, чтобы платежи по дебиторской задолженности были приоритетны. Для этого можно ставить специальные пометки в письмах, рассылаемых должникам с указанием даты внесения платежа и/или с намерением продать долг коллекторскому агентству.

6) При наличии просроченной и проблемной задолженности рекомендуют обращаться не только к должнику, но и в структуры, которые могут повлиять на его деятельность. Так, если должник является членом СРО, отраслевого союза и т. п. направляют уведомление о долге в организацию. Рассылают письма партнерам должника, в банк, где он кредитуется. Нужно при этом уведомить должника о принимаемых мерах.

7) Если долг большой, стоит организовать личную встречу с дебитором и провести ее в присутствии своего юриста. При отсутствии юротдела в компании обратиться в стороннюю юридическую фирму для получения консультации и за посредническими услугами.

8) На переговорах можно предложить должнику рассрочку, если на определенном этапе контрагент ограничен в деньгах. Возможно, погашать долг ему проще меньшими суммами. Тогда составляется новый договор с графиком платежей.

9) Если работа менеджеров не возымела успеха, для возврата средств остается обратиться в суд. В зависимости от вида кредитора и дебитора иск о взыскании рассматривает районный суд или арбитражный. В подобных делах соблюдается претензионный порядок, поэтому до подачи иска направляют должнику претензию.