Десять этапов при организации корпоративов, ивент-агентство High Day.

18:1510.06.2015г.

Организация корпоративного мероприятия, пусть даже небольшого, требует всестороннего планирование и ответственного подхода. Поэтому часто в помощь для достижения достойного результата приглашают специалистов из ивент-агентств. Однако, некоторые компании могут банально не выделить необходимый бюджет на организацию праздника, или же не все руководители разделяют настрой коллектива.

Часто, в таком случае, заботы и связанные с этим сложности при подготовки мероприятия перекладывают на отдел по работе с персоналом или же формируют ответственную группу, куда входят самые активные по мнению руководства сотрудники, что безусловно сказывается на конечном результате при проведении корпоратива. Менеджеры начинают познавать основы организации праздников, читать литературу и приглашать на собеседования ивент-агентства, которые предлагают самые лояльные стоимости и обещают свернуть горы. Но такой поверхностный подход не раскроет устройства праздника, так как это всесторонний процесс и приходит с опытом, знанием подводных камней. А ведь организация корпоративов в Киеве призвана не только развивать корпоративную культуру, но и в целом сформировать имидж компании среди конкурентов и партнеров. Это называется внутренний и внешний PR.

Многие компании сегодня делают попытки сэкономить бюджеты и проводят праздники своими силами. Это возможно, но важно понять, что качество проведения и организации таких мероприятий будет несколько иным, далеким от ожиданий, а для коллектива, группы сотрудников, которые участвуют в подготовке, корпоративное мероприятие станет просто воплощением в реальность иной формой офисного рабочего процесса. Но есть несколько основных правил, придерживаясь которых, на наш взгляд можно достигнуть успеха.

1. Сформируйте цель вашего корпоративного праздника. Поставьте основные задачи, для чего это все создается?
2. Создайте группу из активных сотрудников, которые распределят функционал внутри нее. Количество человек в группе не должно превышать 5 человек (из расчета на 100 – 120 сотрудников). Это оптимальное распределение функционала.
3. Распишите план работ с распределением обязанностей и сроков. Каждый этап подготовки разделите на подпункты в которых детально опишите каждую мелочь.
4. Используйте природные таланты и возможности каждого участника группы. Добиться лучшего результата можно лишь тогда, когда каждый сотрудник занимается тем, что его интересует больше.
5. Определите, кто из коллектива возьмет на себя разработку сценария в паре с профессиональным ведущим. Это довольно сложная задача и на эту роль стоит привлечь людей, способных до мелочей спланировать ход событий на самом празднике.
6. Продумайте возможные форс-мажоры и их решения.
7. Прощайте коллегам ошибки в ходе подготовки мероприятия.
8. Учтите возрастной состав гостей, соотношение мужчин и женщин на празднике. Это необходимо для планирования развлекательной программы.
9. Внимательно отнеситесь к месту празднования. Это основа – основ.
10. Учтите, что в любом коллективе есть сотрудники, которые изначально чем-то недовольны. Причины тому могут быть самые разные, но не исключено, что в ходе мероприятия настроение этих людей изменится к лучшему.

В целом, организация корпоративов в Киеве своими силами все же возможна. Многое зависит от общего настроя в рабочей группе, желания сделать достойно общее дело, создать что-то приятное. Но все же лучше доверить организацию праздника профессионалам, а самим расслабится и получать удовольствие.