18:1511.01.2016г.
Создание электронного архива – новая, но уже весьма популярная у современного бизнеса услуга. Причиной тому являюися комфорт и удобство поиска необходимой информации, которые она обеспечивает.
В процессе функционирования всякой организации образуется значительное число документов. Процедура их создания, обращения и даже уничтожения подчинены действующим нормативным стандартам и требования. Их соблюдение позволяет обеспечить сохранность документов и избежать проблем с контролирующими органами. В то же время следование всем правилам требует от компании значительных финансовых и административных ресурсов, ведь необходимо организовать специальное хранилище для документов, выделить работников, контролирующих процесс создания и ведения архивных дел, создать соответствующие положения, комиссии и др.
Стоит ли удивляться при этом, что многие предприниматели предпочитают иметь дело с аутсорсерами – фирмами, специализирующимися на оказании услуг внеофисного хранения документов? Такие исполнители не только забирают акты на хранение, избавляя заказчика от необходимости формировать собственный архивный отдел, но и оказывают целый ряд сопутствующих услуг, одной из которых и является создание электронного архива.
Как это работает? Схема взаимодействия довольно проста и включает в себя сканирование документов специалистами архивного центра. Для этого они либо забирают бумаги в свою компанию, либо, напротив, привозят необходимое оборудование на фирму-заказчика. И в том, и в другом случае уважающий себя архивный центр использует исключительно эффективное, производительное оборудование, позволяющее обеспечить высокую скорость сканирования даже проектных документов, а также актов, сшитых в книги.
Электронный архив – это не просто сканы документов, это четко структурированная и каталогизированная база данных, предоставляющая отличные возможности для быстрого поиска необходимой информации.
Отсканированные данные индексируются и помещаются в новые электронные базы. Заказчик тут же получает немедленный к ним доступ. При этом, технические возможности современных сканеров таковы, что даже обработка большого объема документов не вызовет значительных временных и финансовых затрат.
Приятно и то, что владельцу архива не придется приобретать новое оборудование и ПО. Не нужно ему и обучать персонал обращению с электронным архивом. Все, что необходимо для получения к нему доступа, это логин и пароль, вводимые на любое техническое устройство, имеющее доступ в интернет. Документы в электронном архиве можно не только искать, но и извлекать и даже редактировать.
Нельзя также не упомянуть и высокую безопасность обращения с такими данными. Они шифруются и передаются по безопасным каналам связи. Таким образом, обеспечивается конфиденциальность сведений, хранящихся в электронном архиве.